A Manualização é um recurso estudado em OSM (Organização, Sistemas
e Métodos) e consiste no estudo de elaboração e utilização
de manuais.
Manual é o conjunto ou a coleção sistemática de normas, diretrizes,
políticas, objetivos, instruções e orientações que indicam para seus leitores o
que deve ser feito, como, quando, quem deve fazer e por que é feito.
Desde cedo estamos familiarizados com a leitura de manuais, mas como
considerar o que é importante e sistematizar as informações parta elaborar um
manual?
O objetivo de um manual é permitir a reunião das informações de
forma sistematizada, para isso deve-se considerar sua finalidade, que pode ser
TÉCNICA, como manuais de manutenção de máquinas e equipamentos, manuais de operacionalização
de máquinas e equipamentos mecânicos ou eletrônicos, manual de terminologia
técnica ou manuais de processos de produção, ou pode ser com finalidade ADMINISTRATIVA, voltada para políticas e diretrizes, manuais organizacionais, de normas,
procedimentos e assuntos afins.
No grupo de vantagens da manualização destacamos o auxílio na
fixação de critérios e padrões para o bom desempenho da atividade ou do produto
em questão, minimização de dúvidas e otimização dos processos. O lado negativo
do manual é que no geral eles são pouco flexíveis, e apesar de auxiliar e direcionar
atitudes e situações, eles não contém a solução ou as respostas para absolutamente
todas as dúvidas que podem surgir diante de situações fora do padrão.
Para a redação também devem ser considerados: Apresentação e contextualização; Definição do processo e seus
objetivos; Observação e validação dos tópicos levantados; Diagramação,
considerando as variáveis para edições eletrônicas e impressas, seguindo as
normas da ABNT quando necessário.
Os manuais fazem parte das ferramentas de gestão das
organizações, e como tal eles devem ser planejados, pensados e repensados com
os padrões da organização. Ainda, eles devem ser documentos que subsidiam a
realização dos trabalhos, serem escritos com a linguagem mais direta possível,
de forma que estejam ao alcance de seu público.
Os manuais podem e devem ser combinados com outras ferramentas de
gestão para aprimorar a comunicação e a organização de informações.
No próximo post falaremos sobre outra ferramenta que compõe esta
série: a utilização e a elaboração de formulários. Até!
S.A.
