A gestão do tempo nas reuniões corporativas é um processo que frequentemente entra em discussão: há como melhorar a distribuição do tempo despendido?
Para responder esta questão, propomos a revisão dos cinco pontos abaixo:
1) Siga rigorosamente os horários determinados de início e de fim - o tempo e a programação de todos devem ser respeitados;
2) Elabore pautas consistentes - e divida o tempo total para os assuntos apresentados. Se for o caso, deixe para os minutos finais um espaço para assuntos não enviados anteriormente para a pauta, apenas como abertura para novos levantamentos, guiando a discussão mais aprofundada para a próxima reunião;
3) Se assegure que convidou para a reunião as pessoas necessárias - as pessoas chaves para as decisões que serão tomadas devem estar presentes ou pelo menos representadas, e em contrapartida, algumas pessoas podem não ter a presença relevante naquele momento, então selecione assertivamente os convidados daquela pauta;
4) É importante que todos os presentes na reunião participe ativamente trazendo seus pontos de vistas, expondo seus problemas ou suas sugestões. Algumas pessoas falam mais que outras e isso é natural, mas é importante estimular e criar mecanismos para todos participarem, inclusive os mais tímidos;
5) Sempre faça uma ata ou um resumo dos pontos discutidos e das decisões tomadas na reunião. Os registros asseguram uma comunicação mais assertiva, além de servir de material de consulta e de acompanhamento para medir se as decisões estão sendo implementadas conforme o previsto.
E você? já aplica alguma dessas ferramentas para aprimorar suas reuniões?
Siméia Azevedo
Insights MBA UFRJ & Integração Escola de Negócios
